🔒 privacybeleid

Laatst bijgewerkt op 8 oktober 2026.

Jeugddienst Appelsien VZW respecteert je privacy. Op deze pagina lees je welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren, en welke rechten je hebt. Heb je vragen na het lezen? Mail ons gerust op info@appelsien.be.

 

🍊 wie zijn wij?

De verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens is:

Jeugddienst Appelsien VZW
Bosstraat 9
9170 Sint-Gillis-Waas
België
Ondernemingsnummer: BE 0864.665.522
info@appelsien.be
+32 473 75 17 07

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over hoe wij met je gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op via info@appelsien.be. We proberen je vraag binnen vijf werkdagen te beantwoorden.

 

📋 welke gegevens?

Om onze werking te kunnen doen verzamelen we de volgende gegevens van deelnemers, hun ouders of bewindvoerders, en onze begeleiders:

• Identificatie: voornaam, naam, geboortedatum, adres, gemeente, postcode, foto, rijksregisternummer (alleen voor attesten).
• Contact: telefoonnummers (deelnemer, ouders, begeleiding), e-mailadressen, IBAN-rekeningnummer.
• Mutualiteit en VAPH: mutualiteitsattesten, VAPH-dossiernummer, eventuele PVB/budgethouder gegevens. We bewaren scans van attesten in een beveiligde databank.
• Deelname: welke activiteiten, vakanties, daguitstappen en therapie-sessies je hebt gevolgd, met welke begeleiders.
• Betalingen: betaalbewijzen, openstaande saldi, voorschotten, kredietlijn, factuurhistoriek.
• Foto's en filmpjes: beelden van activiteiten waar je aan deelnam (op voorwaarde dat je daar bij inschrijving toestemming voor gaf).
• Berichten en lounge-posts: wat je in de Lounge of in DE BAR schreef of stuurde naar onze begeleiders, en de berichten en reacties die je ons stuurt via sms, mail, Facebook of Instagram.
• Voorkeuren: dieet, allergieën, medicatie-info, contactvoorkeuren (sms, mail, post).
• Technische gegevens: IP-adres, type toestel, App-versie, app-cookies (sessie).

 

📍 locatiegegevens in de app

Een aparte categorie die we apart en uitgebreid willen toelichten. Sinds de versie van mei 2026 bevat de JD Appelsien app een live kaartje («Kaartje»).

Wanneer wordt je locatie gedeeld?

• Alleen nadat je het kaartje zelf hebt aangezet en in de app op de duidelijke melding op «Doorgaan» hebt getikt. Wij zetten je locatie nooit zelf aan.
• Meestal tijdens een activiteit, daguitstap of vakantie, zodat je begeleiders en groepsgenoten je kunnen terugvinden.
• Maar je mag het kaartje ook op eigen initiatief aanzetten buiten een activiteit, bijvoorbeeld om zichtbaar te zijn voor de vrienden van Appelsien. Of en wanneer je dat doet, kies je helemaal zelf.
• Zolang het kaartje aanstaat, blijft je locatie gedeeld, ook wanneer de app op de achtergrond draait, je scherm uit staat of je telefoon in je zak zit. Zo blijf je vindbaar, ook als je de app even niet open hebt.

Omdat we je ook op de achtergrond willen kunnen tonen, vraagt je telefoon hiervoor eenmalig de toestemming «Altijd toestaan» (Android) of «Altijd» (iPhone).

Jij houdt altijd zelf de controle. Je kan het kaartje op elk moment weer uitzetten, ook middenin een activiteit, en dan stopt het delen van je locatie meteen. Zet je het zelf niet uit, dan stopt het sowieso automatisch zodra de activiteit is afgelopen, of na maximaal 15 uur.

Waarom doen we dit?

Jeugddienst Appelsien organiseert activiteiten, daguitstappen en meerdaagse vakanties voor jongeren en jongvolwassenen met een verstandelijke beperking. Tijdens een drukke activiteit (festival, pretpark, stad, zwembad) kan een deelnemer angstig worden als hij of zij een begeleider niet onmiddellijk terugvindt. Het kaartje lost dat op: deelnemers zien op een kaart waar hun begeleiders zijn, en begeleiders zien waar hun deelnemers zijn. Dit geeft veiligheid en rust aan de deelnemers, aan hun ouders en aan onze begeleiders.

Hoe lang bewaren we je locatie?

• Tijdens een dagactiviteit: tot de activiteit afgelopen is.
• Tijdens een meerdaagse vakantie: tot de vakantie afgelopen is.
• Daarna worden je locatiepunten automatisch verwijderd uit onze databank. We bewaren geen historisch locatie-profiel.

Met wie delen we je locatie?

• Met de begeleiders die op dat moment ingeschreven zijn voor dezelfde activiteit als jij.
• Met je ouders of bewindvoerder, als zij toegang hebben tot de app van hun zoon, dochter of cliënt en jij daar bij inschrijving toestemming voor gaf.
• Nooit met derden, nooit voor reclame, nooit voor analyse buiten onze eigen werking.

Je toestemming intrekken

Je houdt hier altijd zelf de controle over:

• Zet het kaartje uit in de app: het delen van je locatie stopt dan meteen.
• Of trek de toestemming volledig in via de instellingen van je telefoon. iPhone: Instellingen » Privacy & Beveiliging » Locatievoorzieningen » JD Appelsien » «Nooit». Android: Instellingen » Apps » JD Appelsien » Machtigingen » Locatie » «Niet toestaan».

De app blijft daarna gewoon werken, alleen het kaartje toont dan geen locaties meer.

 

🎯 waarom deze gegevens?

We verwerken je gegevens op basis van:

• Uitvoering van een overeenkomst tussen jou en Jeugddienst Appelsien (inschrijving voor activiteiten, therapie, vakanties of minibusverhuur).
• Wettelijke verplichtingen (boekhouding, fiscale attesten, VAPH-administratie, RSZ).
• Gerechtvaardigd belang (interne werking, veiligheid van deelnemers tijdens activiteiten, kwaliteit van onze dienstverlening).
• Je expliciete toestemming voor specifieke verwerkingen (locatie in de app, foto's op de website, communicatie via nieuwsbrief).

 

🤝 met wie delen we?

We delen je gegevens enkel met partijen die noodzakelijk zijn voor onze werking:

• Onze begeleiders en medewerkers, die strikte vertrouwelijkheidsregels respecteren.
• Mutualiteiten en VAPH, om attesten en tegemoetkomingen in orde te brengen, op jouw expliciete verzoek.
• Onze boekhouder en accountant, gebonden door beroepsgeheim.
• Argenta, Curve en Payconic, voor het verwerken van betalingen.
• SMS- en e-mail-providers, voor het versturen van berichten en herinneringen.
• WonderPush, voor het versturen van pushberichten naar onze app.
• Anthropic (Claude), een AI-assistent die ons helpt om je berichten te lezen en te beantwoorden. Meer daarover lees je hieronder.
• Backblaze, voor een versleutelde reservekopie (back-up) van onze computers.
• De Belgische overheid en RSZ, voor wettelijke aangiftes en attesten.

We verkopen nooit je gegevens. We gebruiken ze nooit voor reclame buiten onze eigen werking. We delen ze nooit met partijen buiten de Europese Economische Ruimte, behalve voor strikt noodzakelijke technische diensten (en dan enkel met passende waarborgen). Anthropic en Backblaze zijn zo'n diensten: zij verwerken gegevens in de Verenigde Staten, enkel in onze opdracht en met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie als waarborg.

 

💬 berichten via facebook, instagram en ai-hulp

Je kan ons ook een bericht sturen via onze Facebook-pagina of ons Instagram-account, of een reactie plaatsen onder een bericht van ons. Die berichten komen bij ons binnen via Meta, het bedrijf achter Facebook en Instagram. Wat Meta zelf met je gegevens doet, lees je in het privacybeleid van Meta.

Om je sneller te kunnen helpen, gebruiken we een AI-assistent: Claude, van het bedrijf Anthropic. Die helpt ons met de berichten die je ons stuurt via Facebook, Instagram, sms, mail en de Lounge. Zo werkt het:

• De assistent leest je bericht en zoekt het antwoord op in onze eigen gegevens, bijvoorbeeld het uur of de plaats van een activiteit.
• Een korte, praktische vraag (hoe laat, waar, is er nog plaats, staat er een kost op een activiteit) kan de assistent zelf beantwoorden.
• Gaat je bericht over een terugbetaling of korting, een klacht, stoppen bij Appelsien, je gezondheid of hoe je je voelt? Dan leest de assistent het wel, maar antwoordt hij niet. Een medewerker antwoordt zelf.
• De assistent beslist niets over jou: hij schrijft niemand in of uit en spreekt niets af over geld.
• Via Facebook en Instagram sturen we je nooit als eerste een bericht, en nooit reclame.

We doen dit op basis van ons gerechtvaardigd belang: je vragen snel en juist beantwoorden, ook als wij met de groep op stap zijn. Volgens onze overeenkomst gebruikt Anthropic je berichten enkel om ons te helpen, en niet om zijn AI te trainen. We houden een intern logboek bij van de vragen die we beantwoordden en van onze antwoorden. Zo krijgt niemand twee keer een antwoord en kan een medewerker opvolgen. Wil je liever niet dat de AI-assistent je berichten leest, of wil je dat we je berichten bij ons wissen? Mail dan naar info@appelsien.be. Dan leest en beantwoordt vanaf dan enkel een medewerker je berichten.

 

⏳ hoe lang bewaren we?

• Locatiegegevens: tot de activiteit of vakantie afgelopen is. Daarna automatisch verwijderd.
• Inschrijvingen, betalingen, facturen: 7 jaar (wettelijke boekhoudkundige verplichting).
• Mutualiteits- en VAPH-attesten: 7 jaar.
• Berichten in de Lounge en in DE BAR: zolang je account actief is. Bij stopzetting van je deelname worden ze geanonimiseerd.
• Ons logboek van beantwoorde berichten (ook via Facebook en Instagram): maximaal 12 maanden. Het gesprek zelf staat bij Meta, en daarvoor geldt het privacybeleid van Meta.
• Foto's en filmpjes: zolang je deelnemer bent en geen verwijdering vraagt.
• Contactgegevens: zolang je deelnemer bent, plus 1 jaar na beëindiging van je deelname.

 

✅ welke rechten heb je?

Onder de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage: je mag vragen welke gegevens we van jou bewaren.
• Recht op correctie: je mag fouten in je gegevens laten verbeteren.
• Recht op verwijdering: je mag vragen om je gegevens te wissen (behalve waar wettelijke bewaarplichten dat verhinderen).
• Recht op beperking: je mag vragen om bepaalde verwerkingen tijdelijk stop te zetten.
• Recht op overdraagbaarheid: je mag een kopie krijgen van je gegevens in een leesbaar formaat.
• Recht van bezwaar: je mag bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht om toestemming in te trekken: waar we verwerken op basis van jouw toestemming (zoals locatie, foto's, nieuwsbrief), kan je die toestemming op elk moment intrekken.

Wil je een van deze rechten uitoefenen? Stuur een mail naar info@appelsien.be. We reageren binnen 30 dagen.

Je account verwijderen kan ook rechtstreeks in de app: tik in het menu op instellingen en scrol helemaal naar onder. Hoe dat werkt, lees je op deze pagina.

 

📢 klacht indienen

Ben je niet tevreden met hoe wij met je gegevens omgaan, en kunnen we er samen niet uitkomen? Dan kan je een klacht indienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
contact@apd-gba.be

 

🔐 beveiliging

We doen al wat redelijkerwijs mogelijk is om je gegevens veilig op te slaan en te verwerken. Onze server staat in een beveiligd thuisnetwerk, encryptie via HTTPS, sterke wachtwoord-policies voor onze begeleiders, en regelmatige back-ups. Zou er ondanks alle voorzorgsmaatregelen toch iets misgaan met je gegevens, dan brengen we je en de GBA binnen 72 uur op de hoogte zoals de wet voorschrijft.

 

🍪 cookies en opslag

Onze website en app gebruiken cookies en lokale opslag enkel voor functionele doeleinden: om je aanmelding te onthouden, om voorkeuren te bewaren, en om de werking van de app te versnellen. We gebruiken geen tracking-cookies, geen reclame-cookies en geen analytics die jou persoonlijk identificeert.

 

🔄 wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie staat altijd op www.appelsien.be/privacy. Bij belangrijke wijzigingen brengen we je op de hoogte via de app of via e-mail.

 

Heb je vragen over dit beleid? Mail ons op info@appelsien.be. We helpen je graag verder.

© Jeugddienst Appelsien | 1998-2026