privacybeleid

Laatst bijgewerkt op 27 mei 2026.

Jeugddienst Appelsien VZW respecteert je privacy. Op deze pagina lees je welke gegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren, en welke rechten je hebt. Heb je vragen na het lezen? Mail ons gerust op info@appelsien.be.

 

wie zijn wij?

De verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens is:

Jeugddienst Appelsien VZW
Bosstraat 9
9170 Sint-Gillis-Waas
België
Ondernemingsnummer: BE 0864.665.522
info@appelsien.be
+32 473 75 17 07

Heb je vragen, opmerkingen of klachten over hoe wij met je gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op via info@appelsien.be. We proberen je vraag binnen vijf werkdagen te beantwoorden.

 

welke gegevens verzamelen we?

Om onze werking te kunnen doen verzamelen we de volgende gegevens van deelnemers, hun ouders of bewindvoerders, en onze begeleiders:

• Identificatie: voornaam, naam, geboortedatum, adres, gemeente, postcode, foto, rijksregisternummer (alleen voor attesten).
• Contact: telefoonnummers (deelnemer, ouders, begeleiding), e-mailadressen, IBAN-rekeningnummer.
• Mutualiteit en VAPH: mutualiteitsattesten, VAPH-dossiernummer, eventuele PVB/budgethouder gegevens. We bewaren scans van attesten in een beveiligde databank.
• Deelname: welke activiteiten, vakanties, daguitstappen en therapie-sessies je hebt gevolgd, met welke begeleiders.
• Betalingen: betaalbewijzen, openstaande saldi, voorschotten, kredietlijn, factuurhistoriek.
• Foto's en filmpjes: beelden van activiteiten waar je aan deelnam (op voorwaarde dat je daar bij inschrijving toestemming voor gaf).
• Berichten en lounge-posts: wat je in de Lounge of in DE BAR schreef of stuurde naar onze begeleiders.
• Voorkeuren: dieet, allergieën, medicatie-info, contactvoorkeuren (sms, mail, post).
• Technische gegevens: IP-adres, type toestel, App-versie, app-cookies (sessie).

 

locatiegegevens in de app

Een aparte categorie die we apart en uitgebreid willen toelichten. Sinds de versie van mei 2026 bevat de JD Appelsien app een live kaartje («Kaartje»).

Wanneer wordt je locatie gedeeld?

• Alleen wanneer de app open is op je telefoon.
• Alleen wanneer je het kaartje-scherm actief bekijkt.
• Alleen wanneer je expliciet toestemming hebt gegeven aan iOS of Android («Toestaan tijdens gebruik»).

We verzamelen geen locatie wanneer de app gesloten is, op de achtergrond draait, of wanneer je het kaartje hebt afgesloten. Er is geen continue tracking. Er is geen «Altijd toestaan» modus.

Waarom doen we dit?

Jeugddienst Appelsien organiseert activiteiten, daguitstappen en meerdaagse vakanties voor jongeren en jongvolwassenen met een verstandelijke beperking. Tijdens een drukke activiteit (festival, pretpark, stad, zwembad) kan een deelnemer angstig worden als hij of zij een begeleider niet onmiddellijk terugvindt. Het kaartje lost dat op: deelnemers zien op een kaart waar hun begeleiders zijn, en begeleiders zien waar hun deelnemers zijn. Dit geeft veiligheid en rust aan de deelnemers, aan hun ouders en aan onze begeleiders.

Hoe lang bewaren we je locatie?

• Tijdens een dagactiviteit: tot de activiteit afgelopen is.
• Tijdens een meerdaagse vakantie: tot de vakantie afgelopen is.
• Daarna worden je locatiepunten automatisch verwijderd uit onze databank. We bewaren geen historisch locatie-profiel.

Met wie delen we je locatie?

• Met de begeleiders die op dat moment ingeschreven zijn voor dezelfde activiteit als jij.
• Met je ouders of bewindvoerder, als zij toegang hebben tot de app van hun zoon, dochter of cliënt en jij daar bij inschrijving toestemming voor gaf.
• Nooit met derden, nooit voor reclame, nooit voor analyse buiten onze eigen werking.

Je toestemming intrekken

Je kan op elk moment de locatie-toestemming intrekken via de instellingen van je telefoon:

• iPhone: Instellingen » Privacy & Beveiliging » Locatievoorzieningen » JD Appelsien » «Nooit».
• Android: Instellingen » Apps » JD Appelsien » Machtigingen » Locatie » «Niet toestaan».

De app blijft daarna werken, alleen het kaartje toont dan geen locaties meer.

 

waarom verzamelen we deze gegevens?

We verwerken je gegevens op basis van:

• Uitvoering van een overeenkomst tussen jou en Jeugddienst Appelsien (inschrijving voor activiteiten, therapie, vakanties of minibusverhuur).
• Wettelijke verplichtingen (boekhouding, fiscale attesten, VAPH-administratie, RSZ).
• Gerechtvaardigd belang (interne werking, veiligheid van deelnemers tijdens activiteiten, kwaliteit van onze dienstverlening).
• Je expliciete toestemming voor specifieke verwerkingen (locatie in de app, foto's op de website, communicatie via nieuwsbrief).

 

met wie delen we je gegevens?

We delen je gegevens enkel met partijen die noodzakelijk zijn voor onze werking:

• Onze begeleiders en medewerkers, die strikte vertrouwelijkheidsregels respecteren.
• Mutualiteiten en VAPH, om attesten en tegemoetkomingen in orde te brengen, op jouw expliciete verzoek.
• Onze boekhouder en accountant, gebonden door beroepsgeheim.
• Argenta, Curve en Payconic, voor het verwerken van betalingen.
• SMS- en e-mail-providers, voor het versturen van berichten en herinneringen.
• WonderPush, voor het versturen van pushberichten naar onze app.
• De Belgische overheid en RSZ, voor wettelijke aangiftes en attesten.

We verkopen nooit je gegevens. We gebruiken ze nooit voor reclame buiten onze eigen werking. We delen ze nooit met partijen buiten de Europese Economische Ruimte, behalve voor strikt noodzakelijke technische diensten (en dan enkel met passende waarborgen).

 

hoe lang bewaren we je gegevens?

• Locatiegegevens: tot de activiteit of vakantie afgelopen is. Daarna automatisch verwijderd.
• Inschrijvingen, betalingen, facturen: 7 jaar (wettelijke boekhoudkundige verplichting).
• Mutualiteits- en VAPH-attesten: 7 jaar.
• Berichten in de Lounge en in DE BAR: zolang je account actief is. Bij stopzetting van je deelname worden ze geanonimiseerd.
• Foto's en filmpjes: zolang je deelnemer bent en geen verwijdering vraagt.
• Contactgegevens: zolang je deelnemer bent, plus 1 jaar na beëindiging van je deelname.

 

welke rechten heb je?

Onder de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage: je mag vragen welke gegevens we van jou bewaren.
• Recht op correctie: je mag fouten in je gegevens laten verbeteren.
• Recht op verwijdering: je mag vragen om je gegevens te wissen (behalve waar wettelijke bewaarplichten dat verhinderen).
• Recht op beperking: je mag vragen om bepaalde verwerkingen tijdelijk stop te zetten.
• Recht op overdraagbaarheid: je mag een kopie krijgen van je gegevens in een leesbaar formaat.
• Recht van bezwaar: je mag bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht om toestemming in te trekken: waar we verwerken op basis van jouw toestemming (zoals locatie, foto's, nieuwsbrief), kan je die toestemming op elk moment intrekken.

Wil je een van deze rechten uitoefenen? Stuur een mail naar info@appelsien.be. We reageren binnen 30 dagen.

 

klacht indienen

Ben je niet tevreden met hoe wij met je gegevens omgaan, en kunnen we er samen niet uitkomen? Dan kan je een klacht indienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
contact@apd-gba.be

 

beveiliging

We doen al wat redelijkerwijs mogelijk is om je gegevens veilig op te slaan en te verwerken. Onze server staat in een beveiligd thuisnetwerk, encryptie via HTTPS, sterke wachtwoord-policies voor onze begeleiders, en regelmatige back-ups. Zou er ondanks alle voorzorgsmaatregelen toch iets misgaan met je gegevens, dan brengen we je en de GBA binnen 72 uur op de hoogte zoals de wet voorschrijft.

 

cookies en lokale opslag

Onze website en app gebruiken cookies en lokale opslag enkel voor functionele doeleinden: om je aanmelding te onthouden, om voorkeuren te bewaren, en om de werking van de app te versnellen. We gebruiken geen tracking-cookies, geen reclame-cookies en geen analytics die jou persoonlijk identificeert.

 

wijzigingen van dit privacybeleid

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie staat altijd op www.appelsien.be/privacy. Bij belangrijke wijzigingen brengen we je op de hoogte via de app of via e-mail.

 

Heb je vragen over dit beleid? Mail ons op info@appelsien.be. We helpen je graag verder.